Desde que los dispositivos móviles se han convertido en una parte integral de las empresas, cada vez son más los responsables de TI que sugieren la implantación de soluciones MDM. La gestión de dispositivos móviles (o MDM- Master Data Management) son aplicaciones a gran escala que están diseñadas para gestionar los requisitos de movilidad de una empresa y proteger la información sensible contra el robo de datos. Sin embargo, implantar una solución MDM en una organización no es tan sencillo como parece.
Independientemente de la solución de MDM que pienses utilizar, lo más probable es que te enfrentes a algunos retos durante el proceso de implantación, especialmente si quieres configurar la herramienta para que cumpla con las políticas de tu empresa. En la guía de hoy, vamos a hablar de algunos de los retos más comunes desafíos de la implantación de MDM y cómo puedes afrontarlos para sacar el máximo partido a la Gestión de Dispositivos Móviles.
Parte 1: ¡5 retos de la gestión de datos móviles que no puedes ignorar!
Aunque es probable que cada organización se enfrente a diferentes conjuntos de retos con la implantación de MDM, hay algunos obstáculos comunes que son iguales en todos los casos. Así que, en lugar de centrarnos en los retos individuales de una organización, nos centraremos en los problemas universales y sus respectivas soluciones.
Reto 1: Los empleados llevan sus propios dispositivos
En lugar de preferir los dispositivos propiedad de la empresa, la mayoría de los empleados prefieren trabajar en sus propios dispositivos, ya sean smartphones o portátiles. Esto suele ocurrir porque ya están acostumbrados a usar sus dispositivos personales y no necesitan tiempo para acostumbrarse a la interfaz. Esto significa que si tu organización permite a los usuarios llevar sus propios dispositivos a la oficina, puedes esperar una mayor productividad.
Pero, con los empleados utilizando sus propios dispositivos, la información sensible de tu empresa llega a un estado vulnerable. Por ejemplo, las aplicaciones de terceros instaladas en el smartphone del empleado podrían rastrear fácilmente la información de tu empresa e incluso podrían hacer un mal uso de ella en beneficio personal. Por no hablar de que, si tus empleados utilizan sus dispositivos personales para trabajar, necesitarás una solución MDM que admita una serie de sistemas operativos, teniendo en cuenta que todos los empleados utilizarán diferentes dispositivos móviles.
Reto 2: Experiencia del usuario
Otro de los principales retos de la implementación de MDM es garantizar que la experiencia del usuario no se vea perjudicada al definir las políticas de configuración. La mayoría de los responsables de TI tienen la costumbre de restringir a los empleados el acceso a demasiadas funciones del dispositivo.
Por desgracia, si sigues el mismo camino, hay una gran probabilidad de que te salga el tiro por la culata y te haga más daño que bien. Por supuesto, es necesario restringir algunas funciones para garantizar una eficiencia laboral del 100%, pero tendrás que tener en cuenta diferentes factores a la hora de decidir a qué funciones del dispositivo no debe acceder el usuario. La regla general dice que debes centrarte principalmente en la experiencia del usuario, porque esto te ayudará a configurar los dispositivos de una manera mejor.
Reto 3: Políticas para abordar los dispositivos perdidos/robados
Al igual que el teléfono móvil personal de alguien, incluso los dispositivos propiedad de la empresa pueden perderse o ser robados. Si esto ocurre, los datos cruciales de tu organización serán vulnerables al robo y los hackers podrían acceder a ellos en cualquier momento.
Por eso es importante que las empresas apliquen políticas específicas para los dispositivos perdidos o robados. Por desgracia, no es una tarea fácil, sobre todo si tu solución MDM no ofrece soporte de bloqueo/borrado remoto para dispositivos perdidos/robados. Además, si tu organización tiene diferentes tipos de dispositivos, puede resultar bastante complicado seguir su estado en tiempo real. Básicamente, éste es uno de los retos de la implementación de MDM que encuentran principalmente las grandes organizaciones (con miles de dispositivos inscritos).
Reto 4: Gestión de aplicaciones móviles
En la actualidad, casi todas las soluciones de gestión de dispositivos móviles permiten a los responsables de TI añadir o eliminar aplicaciones de los dispositivos finales de forma remota. Sin embargo, mientras intentan crear un sólido grupo de red para los dispositivos móviles, muchos responsables de TI se olvidan de proteger los datos contra las aplicaciones de terceros.
Esto se vuelve aún más difícil si has implementado la política de "Trae tu propio dispositivo" (BYOD) en tu organización. Como hemos mencionado antes, las aplicaciones de terceros podrían acceder fácilmente a los datos sensibles de tu empresa y hacer un mal uso de ellos, si no tienes políticas sólidas para la gestión de las aplicaciones móviles.
Reto 5: Integración del sistema
Por último, pero no por ello menos importante, la integración del sistema de la empresa es otro reto común que muchas organizaciones (tanto las que empiezan como las marcas bien establecidas) encuentran con la implementación de MDM. Básicamente, la herramienta MDM que quieras utilizar debe ofrecer soporte de sincronización con la infraestructura de dispositivos existente en tu organización.
Si esto no ocurre, todos los dispositivos móviles de tu organización no tendrán ningún uso práctico, ya que sería un reto transferir datos dentro de la red. Además, con un amplio soporte de integración de sistemas, sólo podrás gestionar los nuevos dispositivos móviles inscritos, lo que reducirá la eficacia general del trabajo.
Parte 2: Indicaciones para afrontar los retos de la gestión de datos móviles
Como todo problema, también los retos de la implantación de MDM pueden resolverse fácilmente. Todo lo que tienes que hacer es seguir el enfoque de implementación correcto y configurar políticas de MDM que se ajusten a tus objetivos empresariales. Dicho esto, aquí tienes algunos consejos adicionales que te ayudarán a resolver los retos de implementación de la Gestión de Dispositivos Móviles mencionados anteriormente.
2.1 Crea grupos separados para las políticas BYOD
Si has implementado políticas BYOD, sería mejor elegir una solución MDM que te ofrezca la posibilidad de crear múltiples grupos de dispositivos. Con esta función, podrás clasificar todos los dispositivos en dos grupos separados, es decir, dispositivos personales y teléfonos móviles propiedad de la empresa.
Tras crear grupos de dispositivos separados, podrás asignar fácilmente políticas de configuración distintas para garantizar una seguridad del 100%. Por ejemplo, podrías restringir los permisos de las aplicaciones en los dispositivos personales de los empleados para evitar que las aplicaciones de terceros accedan a los datos de tu empresa.
2.2 Piensa desde el punto de vista del empleado
Si quieres mejorar la experiencia del usuario en los dispositivos finales, sería mejor que te pusieras en el lugar del empleado y pensaras desde su perspectiva. Como empleado habitual de la organización, a qué tipo de funciones del dispositivo necesitará acceder para realizar las operaciones diarias de la empresa.
Respondiendo a esta pregunta será mucho más fácil identificar qué ajustes/funciones deben permitirse en los dispositivos finales para que los empleados no tengan ningún problema con sus dispositivos. Por supuesto, para tomar mejores decisiones, puedes implicar a otros miembros del equipo de gestión de TI o incluso tomar las opiniones en tiempo real de los propios empleados.
2.3 Busca soluciones MDM que admitan la función de bloqueo remoto de dispositivos perdidos/robados
Cuando se pierde un dispositivo móvil (que contiene datos valiosos de tu empresa), es sólo cuestión de tiempo que alguien acceda a la información personal y haga un mal uso de ella. Para evitar este escenario, recomendamos elegir soluciones MDM que ofrezcan funciones de bloqueo o borrado remoto.
De este modo, aunque te roben los dispositivos, podrás bloquearlos a distancia y borrar también todos los datos de la empresa. Pero ten en cuenta que si utilizas diferentes tipos de dispositivos móviles en tu organización, será crucial que tu solución MDM admita la función de bloqueo remoto para todos los sistemas operativos (SO).
2.4 Considera la protección a nivel de aplicación
En 2021, una amplia gama de soluciones MDM ofrece protección a nivel de aplicación para que los responsables de TI puedan proteger los archivos personales de la empresa de las aplicaciones de terceros. Básicamente, puedes clasificar las aplicaciones como "autorizadas" y "no autorizadas" y restringir el acceso de las aplicaciones irrelevantes a los datos sensibles. Puedes mejorar aún más la seguridad general asignando diferentes reglas y políticas para las aplicaciones en los dispositivos finales.
2.5 Elige soluciones MDM que ofrezcan una fácil integración del sistema
Hoy en día, casi todas las soluciones MDM ofrecen integración del sistema de la empresa para que los directivos puedan sincronizar fácilmente los dispositivos existentes de la empresa con la solución MDM. Sin embargo, para tomar la mejor decisión, sería mejor buscar una solución MDM que ofrezca un proceso de integración del sistema sencillo y directo. Así no necesitarás un equipo de expertos para integrar el hardware existente en la solución MDM. Tu equipo de TI habitual podrá gestionar todo el proceso por sí mismo.
Parte 3: Transferencia de datos entre diferentes dispositivos móviles de tu organización
Puedes utilizar Wondershare MobileTrans, una herramienta profesional de transferencia de datos que te ayudará a enviar archivos de un dispositivo a otro dentro de tu organización. La herramienta ofrece compatibilidad entre plataformas, lo que significa que podrás enviar datos de Android a iOS y viceversa. Esto te evitará el tedioso proceso de utilizar dispositivos USB para realizar la transferencia de datos.
Algunas de las funciones adicionales del Wondershare MobileTrans son
- Elegir archivos específicos para la transferencia de datos
- Transferir Whatsapp y otras aplicaciones de mensajería
- Copia de seguridad y restauración
A diferencia de otras herramientas de transferencia de datos, Wondershare MobileTrans admite la transferencia selectiva de datos. Esto significa que si sólo quieres mover los contactos de un dispositivo a otro, no tendrás que mover también todos los demás archivos. Con MobileTrans, podrás seleccionar archivos específicos y enviarlos a otros dispositivos con un solo clic. La herramienta también admite la función de transferencia selectiva de datos entre dispositivos multiplataforma.
Si estás planeando sustituir los viejos teléfonos móviles de tu organización por otros nuevos, será crucial que primero transfieras todos los datos de Whatsapp. ¿Por qué? Porque Whatsapp es la principal aplicación de mensajería instantánea para muchos usuarios, incluidos los empleados de tu organización. Así que, para asegurarte de que sus chats de Whatsapp de la cuenta de la empresa no desaparezcan, tendrás que transferir todos los datos de Whatsapp de los dispositivos antiguos a los nuevos teléfonos móviles.
Para ello, puedes utilizar Wondershare MobileTrans. La herramienta ofrece una función exclusiva de transferencia de datos de Whatsapp que te permitirá transferir los chats de Whatsapp entre dos dispositivos fácilmente. Incluso si tienes varios dispositivos iOS, no necesitarás ninguna credencial de iCloud o iTunes para transferir los datos de Whatsapp. Además de Whatsapp, MobileTrans también puede utilizarse para transferir datos de otras aplicaciones de mensajería como Kick y Line.
Otra función que hace del Wondershare MobileTrans una gran herramienta de transferencia de datos para empresas es "Copia de seguridad y restauración". Para evitar la pérdida de datos y crear una copia de seguridad central para todos los datos de tu empresa, Wondershare MobileTrans te permitirá crear copias de seguridad específicas y guardarlas localmente en tu computadora. Y, con la función "Restaurar", podrás recuperar los archivos de la copia de seguridad en cualquier otro dispositivo que desees.
Puntos clave de este episodio
- Los retos de la implantación de MDM son reales, independientemente del tamaño de tu organización y de la herramienta de MDM que utilices.
- Pero, si sigues el enfoque de implementación adecuado, puedes afrontar fácilmente estos retos y mantener la eficiencia laboral deseada.
- Por tanto, sigue las reglas de implementación de MDM mencionadas anteriormente y no tendrás que lidiar con ningún problema.
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Alfonso Cervera
staff Editor