WhatsApp Business Automatische Antwort: "Best Practices" 2020

Geschrieben von Bastian Günter | Jul 24,2020

Die automatisierten Nachrichten auf WhatsApp spielen eine wichtige Rolle beim Aufbau der Zuverlässigkeit bei den Kunden. Diese Art von automatisierten Nachrichten stellt auch während Ferien oder Feiertagen eine Verbindung zu den Kunden her. Die Kunden fühlen sich wohl, wenn sie diese automatischen Antworten anstelle von Funkstille erhalten. Diese Funktion dient als einer der Gründe für viele erfolgreiche Unternehmen weltweit. Die Unternehmer sollten intelligent genug sein, den Umständen entsprechend geeignete automatische Antwortsätze einzurichten. Es ist sehr ratsam, sich wiederholende Auto-Antwort-Sätze für alle Kommunikationsformen zu vermeiden. Wählen Sie die perfekten Auto-Antwort-Botschaften, die die Kunden überzeugen. Dieser Artikel enthält eine ausführliche Beschreibung der Business-Auto-Antwort-Funktionalität von WhatsApp, die für viele Jungunternehmer über Länder hinweg zu einem wichtigen Bestandteil ihres Geschäfts geworden ist.

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Teil 1: Wie richten Sie eine automatische Antwort auf WhatsApp für Business ein?

Die meisten Unternehmer werden sich fragen, wie automatisierte Nachrichten auf WhatsApp eingerichtet werden können. Das Verfahren ist einfach und Sie können diese Funktion mit wenigen Klicks implementieren. Lesen Sie sich zum besseren Verständnis des Vorgangs die unten aufgeführten Schritte durch.

Schritt 1: Tippen Sie nach dem Entsperren Ihres Smartphones auf das Symbol der WhatsApp Business-App

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Schritt 2: Tippen Sie auf die drei vertikalen Punkte oben rechts auf dem Bildschirm, und das Fenster "Einstellung" erscheint auf dem Bildschirm.

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Schritt 3: Klicken Sie auf ‘Business Einstellungen -> Abwesenheitsnachrichten’.

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Schritt 4: Schalten Sie die Umschalttaste "Aktiviere Abwesenheitsnachricht senden" in ‘Abwesenheitsnachrichten’ ein. Als nächstes bearbeiten Sie die Abwesenheitsnachricht unter der Bezeichnung "Nachricht", indem Sie auf das Stiftsymbol in der rechten Mitte des Bildschirms tippen.

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Schritt 5: Sie können Ihren Zeitplan festlegen, indem Sie auf den Punkt 'Zeitplan' tippen. Ein Pop-up-Fenster zeigt zwei Optionen an, nämlich 'Immer senden' und 'Eigener Zeitplan'. Sie können die Auswahl treffen, die Ihren eigenen Bedürfnissen entspricht.

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Die Option 'Immer senden' sendet die ganze Zeit automatisierte Nachrichten und die Option 'Eigener Zeitplan' erlaubt es Ihnen, die automatisierten Nachrichten nur zu bestimmten Zeiten zu senden.

Teil 2: Beste Vorlagen für automatisierte Nachrichten auf WhatsApp

Die automatisierten Nachrichten auf WhatsApp sollten realistisch klingen. Um eine bessere Beziehung zu den Kunden aufzubauen, sollten die Nachrichten den folgenden Kriterien entsprechen:

  • Passende Formulierungen: Die automatisierte Nachricht muss der Situation angepasst sein. Sie sollte eindeutig sein, und die Antwort muss prompt erfolgen.
  • Erwartete Rückmeldungen: Der Kunde muss die richtige Lösung erhalten und aussagekräftige Antworten liefern.
  • Transparente Antworten in kurzen, einfachen Zeilen: Die Botschaften sollten auf den Punkt gebracht werden und keine unnötigen Zusätze enthalten, da dies für die Zuhörer lästige Erfahrungen mit sich bringt.
  • Alternative Lösung angeben: Die automatischen Nachrichten werden wirksam, wenn Sie den Kunden eine Alternativlösung anbieten.
  • Es sollte natürlich klingen und nicht wie eine Maschine bzw. Roboter: Sehr zu bevorzugen ist ein freundlicher Ton. Die Botschaft sollte beruhigend und freundlich klingen, um eine starke Bindung zu Ihren Kunden aufzubauen.

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Die Auto-Antworten variieren je nach Plattform und Situation. Die Unternehmer müssen die perfekten Formulierungen finden, um die Kunden davon zu überzeugen, eine verlässliche Beziehung aufzubauen.

Die automatisierten Nachrichtenvorlagen sind wie folgt:

  • Kunden-Support-Vorlage
  • “Hallo,
    Danke, dass Sie uns kontaktieren! Unsere Support-Mitarbeiter werden Ihre Nachricht bearbeiten und sie bei Bedarf weiterleiten. Wir werden uns innerhalb von 48 Stunden bei Ihnen melden.
    Wenn Ihr Anliegen dringend ist, können Sie uns auch über den Live-Chat unter www.website.com/de/ kontaktieren. Telefonisch sind wir unter 55555-5555 erreichbar.
    Mit freundlichen Grüßen,
    [IHR NAME]”

  • Abwesenheitsnachricht während Ferien, Urlaub oder Feiertagen
  • “Hallo,
    Ich bin derzeit im Urlaub und ab dem TT/MM/JJ wieder für Sie erreichbar. Ich werde mich nach meiner Rückkehr sofort mit Ihnen in Verbindung setzen. Sie können auch jederzeit gerne meine Kollegen unter support@email.com erreichen.
    Vielen Dank für Ihre Geduld!
    Mit freundlichen Grüßen,
    [IHR NAME]”

  • Chat Support - Beispiele
  • Entschuldigen Sie die Verzögerung! Im Moment ist im Chat sehr viel los, aber ich werde innerhalb von 3 Minuten bei Ihnen sein. Wenn Sie es eilig haben, können Sie auch gerne Ihre Frage und Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen - wir werden uns dann per E-Mail bei Ihnen melden.

Teil 3: Wie nutzen Sie die Funktion für automatische Antworten auf WhatsApp Business?

Sie können diese Anwendung sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke verwenden. Diese Anwendung sendet die automatische Antwort, wenn sie Textnachrichten auf der WhatsApp-Plattform empfängt. Der erste Schritt besteht darin, dieses Programm herunterzuladen und auf Ihrem Smartphone zu installieren. Dann starten Sie das Tool und richten Sie diese ein. Passen Sie die Auto-Antwort-Nachricht an und fügen Sie bei Bedarf Zeitverzögerungen für die automatische Antwort ein. Die Pro-Version dieses Tools enthält zusätzliche Funktionen. Die Autoresponder-Anwendung antwortet sowohl auf die Nachrichten von Kontakten als auch auf die unbekannten Nummern. Ebenso antwortet er auf Einzel- und Gruppen-Chats - effektiv und fehlerfrei! Um dieses Programm im Google Play Store herunterladen zu können, sollte Ihr Gerät über eine Android-Plattform mit Version 5.0 und neuer verfügen. Die Basisversion von Auto Responder steht zum kostenlosen Download zur Verfügung. Wenn Sie einen Auto Responder Pro benötigen, können Sie diesen sofort erwerben.

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Fazit

In diesem Artikel wurde die Bedeutung von automatischen Antworten auf der WhatsApp-Plattform hervorgehoben. Sie sollten nun eine bessere Vorstellung von automatisierten Nachrichten auf WhatsApp Business haben. Unternehmer sollten nach den optimalen Möglichkeiten suchen, automatisierte Nachrichten zu bearbeiten, um eine konsistente Beziehung zu den Kunden aufzubauen. Stellen Sie sicher, dass die automatischen Antworten sinnvoll und aussagekräftig sind. Die empfohlene Anwendung und die angezeigten Vorlagen für die automatischen Antworten auf WhatsApp betonen, wie wichtig es ist, dass sich die automatische Antwort auf diese digitale Kommunikationsumgebung stützt. Um den umkämpften Markt zu gewinnen, ist es äußerst ratsam, rund um die Uhr mit den Kunden in Verbindung zu bleiben. Diese automatisierten Nachrichten dienen als Segen für neue Unternehmer. Erreichen Sie Ihre Zielkunden und entwickeln Sie eine langfristige, zuverlässige Beziehung durch effektive automatisierte Nachrichten auf WhatsApp.

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Bastian Günter

chief Editor

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